Das Institut für Kulturanalyse der Deutschen des östlichen Europa (IKDE) vergibt im Rahmen der Inventarisierung seiner Archivbestände einen Werkvertrag.
1. Auftraggeber
Institut für Kulturanalyse der Deutschen des östlichen Europa (IKDE)
Goethestraße 63
79100 Freiburg
Ansprechperson für Rückfragen:
Jana Stöxen
E-Mail: Jana.Stoexen(at)ikde.bwl(dot)de
Telefon: 0049 (0)761 70443-17
2. Vergabeverfahren
Die Vergabe erfolgt als Direktauftrag im Rahmen der geltenden vergabe- und haushaltsrechtlichen Bestimmungen des Landes Baden-Württemberg (insbesondere Landeshaushaltsordnung Baden-Württemberg und ggf. UVgO, VwV Beschaffung).
Es besteht kein Anspruch auf Durchführung eines förmlichen Vergabeverfahrens.
3. Gegenstand des Auftrags
Zu erbringende Werkleistung
Die Metadaten des Bestands „Ostdeutsche Bänder“ im Tonarchiv des IKDE liegen in Form von digitalisierten Regesten im Format „doc“ (in teilstrukturierter Form) vor. Pro Tonband existiert ein Regest. Insgesamt umfasst das Tonarchiv 1.239 Tonbänder, der Umfang der Regesten beläuft sich auf 2.433 Seiten im Format A4. Die durchschnittliche Länge der Regesten liegt bei 2 Seiten im Format A4 je Tonband.
Gegenstand des Auftrags ist die Übertragung der Metadaten (Kopieren und Einfügen, ggf. geringfügige Recherchen zu korrekten Schreibweisen, Ortsnamen o.Ä.) aus den Word-Dateien in eine Access-Datenbank. Pro Regest können maximal 39 Datenfelder, mindestens jedoch müssen zwölf Datenfelder befüllt werden.
Die Datenfelder sind im Einzelnen: Signatur, Dokumentart, Aufnahmedatum, aufgenommen von, Aufnahmeort, Inhalt / Beschreibung*, Anmerkungen, interner Vermerk, bisherige Verwendung, Beteiligte* (bis zu fünf Personen): Klarnamen, weitere Infos, Herkunftsort, hist. Region, Land
Bei den mit Asterisk gekennzeichneten Datenfeldern müssen personenbezogene Angaben überarbeitet (anonymisiert) werden.
Die Sprache der Daten ist Deutsch; gelegentlich fallen Ortsnamen in anderen Sprachen an.
Die/Der Werkvertragsnehmer/-in überprüft die übertragenen Angaben nach Eintragung nochmals an der Originaldatei.
Das IKDE stellt dem/der Werkvertragsnehmer/-in die digitalisierten Regesten sowie die zu befüllende Access-Datenbank zur Verfügung.
Es ist davon auszugehen, dass die Übergabe der Informationen und die Einarbeitung ca. eine Stunde in Anspruch nehmen wird.
Es können auch Angebote für Teile des o.g. Werkes, mindestens jedoch für ein Viertel des Gesamtumfangs (i.e. 608 Seiten, ggf. auf- oder abgerundet zur nächstliegenden Bandnummer), eingereicht werden.
Ziel und Leistungsergebnis
Der Auftragnehmer schuldet die Erstellung von 1.239 (bzw. die im Werkvertrag entsprechend Angebot festzulegende Anzahl) Datensätzen in der Access-Datenbank „Tonarchiv“ gemäß den Vorgaben des IKDE. Sofern möglich sollen alle Eingabefelder pro Datensatz ausgefüllt werden. Mindestens jedoch zwölf Pflichtfelder.
Die Leistung gilt mit der Abgabe des vereinbarten Werkes und der Abnahme durch den Auftraggeber als erbracht.
Leistungsdurchführung (Ort und Zeit)
Die Werkleistung kann orts- und zeitunabhängig erfolgen.
Weitere Bedingungen
Die Werkleistung muss mit eigenen Arbeitsmitteln (PC/Laptop) erbracht werden.
Leistungszeitraum
Voraussichtlicher Beginn: nächstmöglicher Zeitpunkt, spätestens in Kalenderwoche 39
Voraussichtliches Ende/Abgabefrist: 10. Dezember 2026
Anforderungen an den/die Bewerber/-in
Erfahrung in der Inventarisierung von Archivalien in Datenbanken, sowie ein Hochschulabschluss (Bachelor-Abschluss) in Empirischer Kulturwissenschaft oder einem verwandten Fach sind erforderlich.
Sorgfalt, Genauigkeit und eine gewissenhafte Arbeitsweise – insbesondere im Umgang mit personenbezogenen Daten – sowie ausgezeichnete Rechtschreibkenntnisse werden vorausgesetzt.
Ergänzende Hinweise
Die/Der Werkvertragsnehmer/-in schuldet das o.g. Werk. Die Planung und Gestaltung des dafür erforderlichen Zeitaufwands liegt in der Verantwortung der/des Werkvertragsnehmerin/Werkvertragsnehmers.
Erfahrungsgemäß benötigen geübte Bearbeiterinnen/Bearbeiter eine Zeitstunde für die Übertragung von 25 bis 30 Seiten in die Datenbank. Bei 2.433 Seiten insgesamt ist daher von einem Arbeitsaufwand im Umfang von rund 85 Stunden auszugehen zuzüglich der Einweisung und der Durchsicht.
Diese Angaben dienen lediglich der Orientierung. Das IKDE übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit dieser Angabe.
Erstellen Sie Ihr Angebot auf der Grundlage des Preises pro übertragener Regesten-Seite. Nennen Sie in Ihrem Angebot also einen Preis pro übertragener Seite sowie die sich daraus ergebende Gesamtsumme. Für vor- und nachbereitende Tätigkeiten können Sie einen Pauschalbetrag angeben.
4. Auszahlung des Honorars
Nach Abschluss der Arbeiten stellt der/die Werkvertragsnehmer/-in eine E-Rechnung an das IKDE. Informationen zur E-Rechnung finden Sie unter folgendem Link: www.ikdebw.de/e-rechnung
Das IKDE bezahlt die Leistung nach Erhalt der E-Rechnung. Eine Bezahlung von Teilleistungen ist nach Absprache möglich.
5. Rechtsgrundlagen des Vertrags
Der abzuschließende Vertrag ist ein Werkvertrag gemäß §§ 631 ff. BGB. Die Vergabe erfolgt unter Beachtung der einschlägigen vergabe- und haushaltsrechtlichen Vorschriften des Landes Baden-Württemberg.
6. Einzureichende Unterlagen
Bitte reichen Sie folgende Unterlagen ein:
- Kurzanschreiben / Interessenbekundung mit kurzer Darstellung ihrer für die Tätigkeit erforderlichen Erfahrungen, Kenntnisse und/oder Qualifikationen (max. 1 Seite)
- Angebotsschreiben (nutzen Sie bitte das Formular im Anhang)
- Nachweise relevanter Qualifikationen
7. Frist für die Bewerbung
Bitte senden Sie Ihre Unterlagen bis spätestens 1. September 2026 per E-Mail an: Jana.Stoexen@ikde.bwl.de
8. Datenschutz
Die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens übermittelten personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Durchführung des Vergabeverfahrens verarbeitet. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie unter:
9. Sonstige Hinweise
Der Abschluss eines Werkvertrags begründet kein Beschäftigungsverhältnis.
Anhang
Vorlage für Ihre Angebotsschreiben zum Download (PDF). Die Vorlage ist nicht vollständig barrierefrei. Kontaktieren Sie uns bitte, wenn Sie ein barrierefreies Dokument benötigen sollten (Jana.Stoexen(at)ikde.bwl(dot)de).