1. Aufgaben und Stellung
Das Institut für Kulturanalyse der Deutschen des östlichen Europa (IKDE) hat die Aufgabe, auf der Grundlage des § 96 des Gesetzes über die Angelegenheiten der Vertriebenen und Flüchtlinge die (Popular- und Alltags-)Kultur der deutschen Siedlungsgebiete im östlichen Europa sowie Fragen von Flucht, Vertreibung und Eingliederung der deutschen Heimatvertriebenen wissenschaftlich zu erforschen und zu dokumentieren. Zu diesem Zweck unterhält es ein Archiv.
2. Nutzung des Archivs
2.1 Jede Person, die ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, kann nach Maßgabe dieser Archivordnung das Archiv des IKDE nutzen, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivguts nichts Anderes ergibt.
2.2 Als Nutzung des Archivs gilt insbesondere:
Auskunft und Beratung durch das Institutspersonal,
Einsichtnahme in die Findbücher und sonstigen elektronischen Hilfsmittel,
Einsichtnahme in das Archivgut und
Einsichtnahme in archivarische Dokumentationsmaterialien.
2.3 Das Archivgut kann nur in den dafür vorgesehenen Räumen in der Bibliothek des IKDE während der Öffnungszeiten eingesehen werden. Die Öffnungszeiten werden durch Aushang und auf der Website des IKDE bekanntgegeben. Das Betreten der Magazinräume durch die Nutzerin/den Nutzer ohne Begleitung durch das Institutspersonal ist untersagt.
2.4 In den der Nutzung dienenden Räumen der Bibliothek ist Ruhe zu wahren. Die bereitgestellten Arbeitsmittel und die Einrichtungsgegenstände sind sorgfältig zu behandeln. Die Bibliotheksräume und Arbeitsplätze sind sauber zu halten. Rauchen, Trinken und Essen sind in der Bibliothek nicht gestattet.
2.5 Mäntel und ähnliche Bekleidungstücke, Schirme, Taschen, Gepäckstücke, größere Gegenstände und Nahrungsmittel dürfen nicht in die Bibliotheksräume mitgenommen und müssen unter Ausschluss jeglicher Haftung in den dafür vorgesehenen Schließfächern und an der Garderobe belassen werden.
2.6 Die Benutzung des Gäste-WLANS des Instituts ist während des Aufenthaltes in der Bibliothek gestattet. Es gelten dafür die per Aushang bekanntgegebenen „Regelungen zum Gäste-WLAN“ in der jeweils gültigen Fassung.
2.7 Eine Ausleihe ist grundsätzlich nicht möglich. Nur in Ausnahmefällen kann Archivgut an auswärtige, hauptamtlich verwaltete Archive und zu Ausstellungs- und Digitalisierungszwecken ausgeliehen werden.
3. Zulassung zur Nutzung
3.1 Die Nutzung des Archivs ist zu beantragen. Das IKDE wendet analog die Sperrfristen des § 6 Abs. 2 des Gesetzes über die Pflege und Nutzung von Archivgut (Landesarchivgesetz) an, soweit sich aus Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivguts nichts Anderes ergib.
3.2 Im Antrag ist anzugeben, für welche Archivdokumente/Archivbestände die Nutzung beantragt wird, zu welchem Zweck sie erfolgt und ob eine Veröffentlichung vorgesehen ist. Die Antragstellerin/Der Antragsteller hat auf Verlangen einen amtlichen Identitätsnachweis vorzuzeigen.
3.3 Die Nutzerin/Der Nutzer ist verpflichtet, bei der Verwertung von Erkenntnissen aus Archivgut Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter zu beachten. Hat die Nutzerin/der Nutzer Rechte Dritter verletzt und wird das IKDE deshalb in Anspruch genommen, so ist sie/er verpflichtet, das IKDE schadlos zu halten.
3.4 Die Nutzung des Archivs ist einzuschränken oder zu versagen, soweit
a) Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würde,
b) Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Dritter entgegenstehen,
c) der Erhaltungszustand oder der Ordnungszustand des Archivguts eine Nutzung nicht zulässt,
d) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder
e) Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümerinnen/Eigentümern entgegenstehen.
3.5 Die Nutzung des Archivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn
a) Grund zu der Annahme besteht, dass das Wohl des IKDE verletzt werden könnte,
b) die Antragstellerin/der Antragsteller wiederholt oder schwerwiegend gegen die Archivordnung verstoßen oder ihr/ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,
c) Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Nutzung nicht verfügbar ist oder
d) der Nutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen, hinlänglich erreicht werden kann.
3.6 Die Nutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
a) Angaben im Nutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Nutzung geführt hätten,
c) die Nutzerin/der Nutzer gegen die Archivordnung verstößt und ihr/ihm erteilte Auflagen nicht einhält oder
d) die Nutzerin/der Nutzer Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
4. Vorlage von Archivgut
4.1 Das IKDE kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivguts beschränken und die Bereithaltung zur Nutzung zeitlich begrenzen.
4.2 Das Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern, insbesondere
Bemerkungen und Striche anzubringen,
verblasste Stellen nachzuziehen,
auf Archivgut zu radieren, es als Schreibunterlage zu verwenden oder Blätter herauszunehmen.
4.3 Stellt die Nutzerin/der Nutzer Schäden am Archivgut fest, so hat sie/er diese unverzüglich dem Institutspersonal anzuzeigen.
5. Haftung
Die Nutzerin/Der Nutzer haftet für die von ihr/ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivguts sowie für sonstige bei der Nutzung des Archivs verursachte Schäden. Dies gilt nicht, wenn sie/er nachweist, dass sie/ihn kein Verschulden trifft.
6. Auswertung des Archivguts
Die Nutzerin/Der Nutzer hat bei der Auswertung des Archivguts die Rechte und schutzwürdigen Interessen des IKDE, Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter zu beachten. Sie/Er hat das IKDE von Ansprüchen Dritter freizustellen. Belegstellen sind anzugeben.
7. Belegexemplare
7.1 Die Nutzerin/Der Nutzer ist verpflichtet, von einem Druckwerk im Sinne von § 2 Abs. 1 des Pflichtexemplargesetzes, das sie/er unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des IKDE verfasst oder erstellt hat, nach Erscheinen des Druckwerkes dem IKDE unaufgefordert ein Belegexemplar unentgeltlich zu überlassen.
7.2 Ist der Nutzerin/dem Nutzer die unentgeltliche Überlassung eines Belegexemplars insbesondere wegen der niedrigen Auflage oder der hohen Kosten des Druckwerkes nicht zumutbar, kann sie/er dem IKDE entweder ein Exemplar des Druckwerks zur Herstellung einer Vervielfältigung für einen angemessenen Zeitraum überlassen oder eine Entschädigung bis zur Höhe des halben Ladenpreises verlangen.
7.3 Die Nummern 7.1 und 7.2 gelten entsprechend für Veröffentlichungen der Nutzerin/des Nutzers in Sammelwerken oder Zeitschriften sowie für Schriftwerke, die nicht veröffentlicht sind.
7.4 Beruht das Druckwerk oder nichtveröffentlichte Schriftwerk nur zum Teil auf der Verwendung von Archivgut des IKDE, hat die Nutzerin/der Nutzer die Drucklegung mit den genauen bibliographischen Angaben anzuzeigen und dem IKDE eine Vervielfältigung der entsprechenden Seite zu überlassen.
7.5 Ohne Zustimmung der Urheberin/des Urhebers dürfen nichtveröffentlichte Schriftwerke vom IKDE nur zur Erschließung von Archivgut verwendet werden. Anderen Personen darf keine Einsicht in nichtveröffentlichte Schriftwerke gewährt werden. Die Sätze 1 und 2 finden keine Anwendung, wenn das Urheberrecht erloschen ist.
7.6 Die Nutzerin/Der Nutzer ist verpflichtet, von einem ausschließlich in digitaler Form publizierten Werk, das sie/er unter wesentlicher Verwendung oder zum Teil auf Grundlage von Archivgut des IKDE verfasst oder erstellt hat, die zugehörige URL o.Ä. mitzuteilen.
8. Anfertigung von Reproduktionen durch Nutzerinnen und Nutzer
8.1 Archivgut darf mit eigenen Geräten (Kameras, Smartphones, Tabletts, kontaktlose Scanner) entgeltfrei fotografiert werden.
8.2 Am Multifunktionsgerät (Scanner) des IKDE dürfen Reproduktionen (Scans) von Archivgut in Selbstbedienung angefertigt werden. Am Multifunktionsgerät dürfen keine externen Speichermedien oder sonstige Medien angebracht werden.
8.3 Die Fertigung von Reproduktionen nach Nummer 8.1 und 8.2 bedarf der vorherigen mündlichen Zustimmung des Institutspersonals.
8.4 Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur gestattet werden, wenn keine Rechte Dritter entgegenstehen und eine Gefährdung oder Schädigung des Archivguts ausgeschlossen werden kann.
8.5 In Selbstbedienung angefertigte Reproduktionen sind ausschließlich für die Auswertung durch die Nutzerin/den Nutzer bestimmt. Sie dürfen weder an Dritte weitergegeben noch ohne vorherige Genehmigung entsprechend Nummer 10.4 veröffentlicht werden.
9. Anfertigung von Reproduktionen durch das Institutspersonal
9.1 Jede Nutzerin/jeder Nutzer kann die Anfertigung von Reproduktionen durch das IKDE beantragen. Die Institutsleitung ist berechtigt, anstelle des Institutspersonals Dritte mit der Herstellung der Reproduktion zu beauftragen und die Auslagen der Nutzerin/dem Nutzer in Rechnung zu stellen; die Nutzerin/der Nutzer wird vorab über die voraussichtlichen Kosten informiert.
9.2 Die Reproduktionen können nur angefertigt werden, wenn keine Rechte Dritter entgegenstehen und eine Gefährdung oder Schädigung des Archivguts ausgeschlossen werden kann.
9.3 Die Anfertigung von Reproduktionen muss schriftlich mit dem dafür vorgesehenen Formular unter Angabe des Verwendungszweckes beantragt werden. Alle Reproduktionen werden vom IKDE als Scan bereitgestellt (per Mail oder Cloud-Dienst).
9.4 Reproduktionen dürfen nur für den beantragten Verwendungszweck genutzt werden.
10. Wiedergabe von Reproduktionen
10.1 Die Wiedergabe von Reproduktionen in Publikationen, im Rahmen von Veranstaltungen, im Internet, Film, Funk und Fernsehen sowie in weiteren Medien ist vorab zu beantragen und bedarf der Genehmigung des IKDE. Dies gilt auch für die von der Nutzerin/dem Nutzer selbst angefertigten Reproduktionen.
10.2 Die Wiedergabe der Reproduktionen ist nur für den angegebenen Zweck und Umfang sowie unter Angabe der Belegstelle zulässig. Jegliche weitere Wiedergabe (Vervielfältigung, Veröffentlichung, Weitergabe an Dritte etc.) bedarf einer gesonderten Genehmigung durch des IKDE.
10.3 Die Genehmigung einer Wiedergabe von Reproduktionen kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn
a) wesentliche Angaben im Antrag auf Wiedergabe von Reproduktionen nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Genehmigung der Wiedergabe von Reproduktionen geführt hätten,
c) die Nutzerin/der Nutzer gegen die Archivordnung verstößt oder ihr/ihm erteilte Auflagen nicht einhält,
d) die Nutzerin/der Nutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
10.4 Selbst angefertigte Fotografien von Archivgut oder sonstige in Selbstbedienung angefertigte digitale Reproduktionen von Archivgut (Scans) dürfen nicht publiziert werden. Eine Wiedergabe ist ausnahmsweise dann gestattet, wenn ein Antrag auf Wiedergabe von Reproduktionen entsprechend Abs. 11.1. durch das IKDE genehmigt wird.
11. Entgelte und Auslagen
11.1 Die Nutzung der Archivbestände ist grundsätzlich unentgeltlich.
11.2 Die Erhebung von Entgelten und Auslagen für aufwändigere Auskünfte, für die Anfertigung von Reproduktionen durch das Institutspersonal, die Wiedergabe von Reproduktionen und Bearbeitungspauschalen richtet sich nach der Anlage „Entgeltverzeichnis für das Archiv und die Bibliothek des Instituts für Kulturanalyse der Deutschen des östlichen Europa“. Die Anlage ist Bestandteil dieser Archivordnung.
11.3 Auf die Erhebung von Entgelten kann bei Schenkerinnen und Schenkern von Archivgut verzichtet werden. Auslagen bleiben davon unberührt.
12. Entscheidungen
12.1 Entscheidungen nach der Archivordnung trifft das Institutspersonal, sofern sich nicht die Institutsleitung eine Entscheidung vorbehält.
12.2 Im Übrigen ist den Weisungen des Institutspersonals im Hinblick auf die Nutzung des Archivs Folge zu leisten.
13. Datenschutz
Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten werden die gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten angewendet. Das IKDE erhebt, speichert, aktualisiert und nutzt personenbezogene Daten seiner Nutzerinnen und Nutzer im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen, soweit dies zur rechtmäßigen Erfüllung seiner Aufgaben erforderlich ist. Es erteilt der Nutzerin/dem Nutzer auf Antrag Auskunft über die zu ihrer/seiner Person gespeicherten Daten.
14.Inkrafttreten
Diese Archivordnung tritt am 01. April 2025 in Kraft.
Freiburg, den 28.03.2025
Prof. Dr. Markus Tauschek
Leiter des IKDE